Metodologías y procesos

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Conoce las fases de un proyecto eLearning

Conoce las fases de un proyecto eLearning 987 853 Javier Fabián Badillo

Indistintamente de que se trate de un proyecto de elearning para empresas, o para educación formal, para llevarlo a buen término es necesario el seguimiento de una metodología que garantice el cumplimiento de los objetivos para el que fue desarrollado, en este artículo revisamos las distintas fases de un proyecto eLearning.

Fases de un proyecto elearning, Introducción

En un proyecto elearning, como en todos los proyectos, hay etapas o fases bien diferenciadas y ya sea que el proyecto se aborde desde la perspectiva del PMBoK (donde tendremos el inicio, la planeación, la ejecución, el monitoreo y control, y finalmente el cierre ) o el modelo ADDIE (identificación de necesidades, el análisis y alcance, la especificación, la producción y la evaluación) es importante la correcta identificación de cada una de ellas, sobre todo las iniciales donde se muestran las necesidades que tuviera la organización; del cómo se dará solución a estas necesidades dependerán en mayor medida las fases posteriores. En TICAP dividimos nuestros proyectos en:

Identificación de necesidades

Las causas que originan un proyecto de elearning generalmente son derivadas de la necesidad de cambio en las organizaciones, por ejemplo:

  • Cubrir mas mercados o por lo menos no perder terreno ante la competencia
  • Dar a conocer a los colaboradores de una organización dispersos geográficamente o por horarios, los objetivos del negocio o nuevas normativas a aplicar
  • Salida al mercado de algún producto o servicio
  • Ahorro de costos (aunque no siempre es el motivador)

Aquí se hace una primera aproximación al contexto de la organización identificando de manera básica las necesidades de formación/capacitación, así como las expectativas a través de entrevistas, cuestionarios y otras técnicas de recopilación. Es importante identificar y asegurar la participación de todos los interesados desde el inicio, para obtener información fidedigna que se utilizará posteriormente en la etapa de análisis.

Un punto básico aquí es mapear qué es lo que se tiene actualmente al interior de la organización, me refiero a las capacidades de los colaboradores, servicios tecnológicos, materiales transcritos y perfiles expertos en determinados temas, entre los más importantes.

Finalmente, hay que tener claro que “salidas” esperamos de la capacitación/formación, empatarlas con los objetivos de negocio, pues como cualquier proyecto consumirá recursos y competirá con otros proyectos por ellos, por lo que hay que dar resultados cuantificables que justifiquen la inversión a realizar.

identificar necesidades proyecto elearning

 

Análisis y alcance

Formalizado ya el proyecto continuamos aterrizando las necesidades previamente identificadas, ahondamos en la problemática del negocio a resolver, gaps de conocimiento y beneficios esperados. Se identifica de forma más clara a la audiencia y se revisan materiales ya existentes.

Aquí ya se tiene una idea bastante clara del alcance del proyecto pudiéndose:

  • Definir la modalidad (eLearning, bLearning, mLearning, etc) más adecuada
  • Caracterizar los contenidos alineándolos a los objetivos de negocio
  • Definición del grado de interactividad
  • Identificar qué se puede hacer en casa y qué es necesario tercerizar con un proveedor elearning
analisis y alcance

Es conveniente identificar de manera temprana un conjunto de componentes del proyecto que ayudarán a garantizar el éxito, entre ellos podemos destacar los siguientes:

  1. Pedagógicos
    • Desarrollo de materiales
    • Diseño didáctico
  2. Producción de contenidos digitales
  3. Tecnológicos
    • Plataforma educativa o Sistema de Gestión del aprendizaje
    • Plataforma tecnológica por implementar y existente (que engloba infraestructura como servidores, sistemas operativos, etc)
  4. Tutorización
  5. Evaluación
  6. Institucionales, que considera activos organizacionales como la cultura organizacional, sus valores, políticas, procesos y procedimientos, así como metodología imperante
  7. Gestión, abarcando aspectos como la administración escolar, la administración de los ambientes virtuales de aprendizaje

Es importante en esta etapa tener ya muy claro el por qué se está realizando el proyecto de elearning así como el alcance del mismo, diferenciando entre lo que se puede hacer interna y externamente.

proyecto elearning

Especificación

En esta etapa trabajamos en conjunto con el experto en el tema a desarrollar en el curso o capacitación, generalmente es parte de la organización cliente; aquí recopilamos los materiales y delineamos la estructura básica del curso así como las herramientas y principios de trabajo hacia el equipo. También se establecen características como:

  1. La plataforma/navegador recomendado, aunque la tendencia es que la mayoría de los navegadores en sus últimas versiones se basen en estándares web y por ende los cursos se puedan visualizar en todos ellos sin problemas
  2. Reporteo, se define cómo se realizará el seguimiento de las actividades de los estudiantes, si se utilizará SCORM o no
  3. Multimedia, se establecen los formatos de archivos a utilizar
  4. Navegación e identidad gráfica, tanto de la plataforma educativa como del curso, se establecen las interfaces de usuario, colores, iconografía, el paginado, los botones de inicio, menús desplegables, marcadores, etc
  5. Criterios de aceptación
especificación proyecto

Las metas y objetivos del proyecto así como las características de los estudiantes son determinantes para definir las características del programa a desarrollar, esto es, un programa formativo para una universidad tiene que abordarse de manera distinta a un plan de capacitación empresarial pues hay motivaciones distintas para una y otra organización así como perfiles distintos de los usuarios finales.

Producción

En esta etapa se materializa el trabajo realizado previamente, entre las actividades a desarrollar están:

  • Mapear la experiencia completa
  • Realización del guión (diseño instruccional), involucrándose ya los diseñadores gráficos/web
  • Producción de las pantallas conforme al guión
  • Implementación de la plataforma educativa virtual conforme a las interfaces de usuario entregadas previamente
producción proyecto

Lo recomendable es que desde el diseño instruccional se muestren al cliente borradores del trabajo para que tenga una idea más clara del producto final, de otra manera se puede tener una expectativa distinta; durante la producción digital es conveniente mostrar al cliente avances de forma iterativa de modo que se puedan detectar y realizar ajustes de ser necesarios.

Evaluación

Finalizada la producción del curso capacitación se realizan:

  • Pruebas para evaluar la calidad, QA, tanto de contenidos como de funcionalidades en distintos navegadores, en diferentes sistemas operativos y en distintos dispositivos; se revisa el comportamiento de navegación, la consistencia de los estilos CSS, el comportamiento de JavaScript, etc
  • También se realizan pruebas de estrés para revisar comportamiento de los servidores asumiendo cierta concurrencia previamente definida
evaluación

En TICAP, tenemos amplia experiencia en la gestión de proyectos de distintas escalas.

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Procesos en eLearning, por qué importan

Procesos en eLearning, por qué importan 700 480 Javier Fabián Badillo

Frecuentemente encontramos programas de eLearning en los que se iniciaron operaciones sin la definición previa de procesos, más aún, sin la definición de políticas y lineamientos, y si bien la justificación, también frecuente, es la premura por lanzar el servicio por diversas razones (no hubo tiempo para definir los procesos, ausencia de personal que los realizara, había que firmar contratos, etc), el tiempo pasa la factura de crecer sin control.

Uno de los puntos donde se evidencia el crecimiento descontrolado es la falta de información fiable, pues aunque uno de los beneficios del eLearning es precisamente registar cada paso de los participantes, en programas en los que no se definieron procesos no se cuenta con métricas bien definidas ni datos que puedan respaldar a las que pudieran existir.

Un ejemplo: se requiere saber cuántos estudiantes de “x” programa formativo de la ciudad “y”, del rango de edad “a-b” tienen un bajo desempeño escolar, pero a la hora de hacer los cruces de datos no es posible obtenerlos o se obtiene información errónea. Aquí se pudiera haber previsto la situación al definir un proceso de registro solicitando y validando determinados datos.

Queda en evidencia que para disfrutar de los beneficios del elearning, hay que considerar el factor “Gestión” a la hora de planificar un programa de formación basado en eLearning y dedicar el tiempo necesario, involucrando a todos los actores, en la definición de políticas, procesos y procedimientos asociados a efectos de crecer de forma sana.

Qué factores impactan sobre los costos en cursos eLearning – Parte 2

Qué factores impactan sobre los costos en cursos eLearning – Parte 2 150 150 Javier Fabián Badillo

Costos en cursos eLearning, el impacto del equipo de trabajo

En el artículo anterior revisamos una posible clasificación de eLearning atendiendo a la complejidad con la que quisiera abordarse la iniciativa de formación, así como una breve descripción de los cuatro factores o componentes a considerar en el desarrollo de contenidos para cursos en esta modalidad.

A continuación ahondaremos en el equipo de trabajo necesario y revisaremos las estadísticas de costos en cursos eLearning, asociados a la producción, basado en un estudio en el mercado de Estados Unidos.

Equipo de una célula de producción.

Para poder realizar el trabajo que implica un curso eLearning se requiere contar con colaboradores que asuman los siguientes roles:

Célula de producción
  • Gestión del proyecto, quien coordinará las actividades para llegar al producto necesitado por el cliente, aunque su experiencia se basa en alguno de los roles en particular, conoce en mayor o menor medida cada una de las actividades relacionadas con los diferentes roles del equipo, un plus es que conozca sobre los procesos de negocio del cliente.
    Realiza las actividades de planeación y seguimiento tanto al interior del equipo como con el cliente, realiza gran parte de la documentación y en algunas metodologías de gestión de proyectos, es el puente entre el cliente y el equipo de trabajo.
    En otras metodologías, se considera más un facilitador, trasladando autoridad y responsabilidades al equipo y habilitando al cliente en el desarrollo de algunas tareas relacionadas con la gestión del producto.
  • Diseño instruccional, es importante en la medida que estructura y mapea los materiales que serán producidos posteriormente para su formato final; trabaja a partir de materiales iniciales proporcionados por el cliente, generalmente utilizados en la modalidad presencial.
    También asesora al experto en la materia para modificar o redactar los contenidos, pensando ya en su forma de distribución hacia el estudiante. Dependiendo del proyecto se involucrará o no en el control de calidad de los contenidos producidos
  • Diseño gráfico/web, experto que realizará la identidad gráfica del curso y el maquetado de la plantilla del curso, también realiza la integración en su formato final de distribución a partir de los contenidos definidos en el guión instruccional, se auxilia para ello de alguna herramienta de autoría o lenguajes de programación nativos de la web o del medio de distribución.
  • Programación web front-end, trabaja en conjunto con las personas de diseño gráfico y web, así como con diseño instruccional construyendo los objetos de aprendizaje interactivos como juegos, simuladores o simplemente recursos de caracter informativo con cierta complejidad. Utiliza lenguajes de programación o herramientas de autoría a un nivel mas especializado.
  • Administración de la plataforma virtual de aprendizaje (LMS), quien “montará” el contenido producido a la plataforma virtual de aprendizaje, o aula virtual, y configurará las actividades definidas previamente en el diseño instruccional. Puede también realizar programación para adaptar los contenidos ya producidos a algún estándar eLearning como SCORM.

A los que podríamos sumar, dependiendo de la complejidad del proyecto:

  • Ilustración, realiza ilustraciones mas complejas en distintos formatos, pudiendo ser caracteres que acompañen al estudiante en el proceso formativo. Dependiendo del proyecto puede ser un rol que asuma el diseñador gráfico.
  • Animación digital y producción de video, personal con un fuerte enfoque en producción de contenidos audiovisuales, realizará animación tradicional, stop motion, o alguna otra técnica de animación , así como tareas de producción y postproducción en videos con personas.
  • Programación de aplicaciones para dispositivos móviles, suponiendo que en el proyecto se requiriera de algún juego o aplicación web para smartphones o tabletas.
  • Corrector de estilo.
Diseño instruccional

Costo de horas equipo de trabajo/una hora de eLearning para el estudiante

El número de horas de trabajo que hay que realizar para producir una hora lectiva, esto es, una hora de eLearning para el estudiante es variable en función de qué bibliografía estemos consultando, basándonos en el estudio realizado por Chapman Alliance titulado “How Long does it take to create eLearning?”, encontramos rangos de entre 49 y 716 horas según que tipo de eLearning estemos abordando, en la siguiente tabla se ven mas claramente los valores mínimos, máximos y promedio de horas de trabajo requeridas para generar una hora de eLearning para el estudiante/participante, clasificado por tipo o nivel de eLearning realizado:

NivelMínimo de horasPromedio de horasMáximo de horas
Nivel 1 (Básico)4979125
Nivel 2 (Interactivo)127184267
Nivel 3 (Avanzado)217490716

Se puede ver también el costo en dólares de cada hora producida en los tres niveles de eLearning:

Tipo de eLearningCosto promedio por hora de eLearning producida (en dólares)
Nivel 1$10,054
Nivel 2$18,583
Nivel 3$50,371

Conclusión:

Es obvio que en el mercado latinoamericano tiene una realidad diferente al norteamericano, de donde se recopiló la información del estudio, pero es de destacar que salvando el tema de los costos hay trabajo que no se puede ignorar y el impacto de una reducción en el esfuerzo invertido implica también una reducción de la calidad del producto resultante; por ejemplo, es frecuente encontrar la idea de que si ya se cuenta con algún conjunto de archivos en word o powerpoint se puede iniciar la producción digital a partir de ahí, obviando el trabajo de analizar la estrategia pedagógica y la estructuración de dichos materiales que es lo que aportará valor y dará consistencia al actual curso presencial que se tenga.

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Finalmente, como en todo, hay que adaptarse al contexto según las necesidades detectadas, pues no es lo mismo un curso con propósitos de cumplir una normativa que un curso de alguna materia de ingeniería.

 

Fuentes

  1. How Long Does it Take to Create Learning? [Research Study]. Published by Chapman Alliance LLC. www.chapmanalliance.com
    http://es.slideshare.net/bchapman_utah/how-long-does-it-take-to-create-learning
  2. Pappas, C. (Mayo de 2014). elearningindustry. Recuperado el enero de 2017, de https://elearningindustry.com/cost-of-custom-elearning-content-development
  3. Pappas, C. (Agosto de 2016). elearningindustry. Recuperado el enero de 2017, de https://elearningindustry.com/can-organization-afford-online-training-5-major-costs-involved

 

Qué factores influyen en los costos de producción de cursos eLearning

Qué factores influyen en los costos de producción de cursos eLearning 150 150 Javier Fabián Badillo

En este artículo analizamos los principales factores que inciden en los costos de producción de cursos eLearning.

Introducción a los niveles de eLearning, cómo impactan en los costos de producción de cursos eLearning

Dejando de lado la implementación de la plataforma virtual de aprendizaje, una de las principales interrogantes al abordar una iniciativa de eLearning es el costo que implicará el producir los cursos. Si bien con frecuencia se obvian varios de los elementos necesarios, por necesidad de ajustar el presupuesto u otras causas, es conveniente tener presentes cuáles son y el impacto que pueden tener en el producto final.

En general estos factores estarán caracterizados por el tipo de eLearning que se realizará, según Chapman, B. (2010) podemos podemos hablar de tres niveles de acuerdo a la siguiente clasificación:

NivelCaracterísticas
Nivel 1 (Básico)Páginas de contenido, textos, imágenes, algunos audios y videos, exámenes de preguntas. Básicamente páginas con evaluaciones; el uso de documentos powepoints como formato de contenido final para el estudiante es muy frecuente en este nivel
Nivel 2 (Interactivo)Similar al nivel 1, más un 25% de ejercicios interactivos, uso más extendido de imágenes, animaciones, audio y video
Nivel 3 (Avanzado)Altamente interactivo, uso de simulaciones o juegos, interacciones personalizadas, uso de avatars, mecánica de gamificación en todo el curso

Planteamiento de un escenario

A continuación supondremos el caso de una empresa que quiere capacitar a su personal en el uso de alguna metodología, no cuenta con personal capacitado y para realizarlo contrata a una consultora:

Después de realizar la detección de necesidades se identifica que no se cuenta con algún entorno virtual y que los materiales están dispersos, unos se encuentran escritos enfocados para las clases presenciales y en otros es necesario aterrizarlos en un documento escrito a partir del conocimiento del experto en la materia (SME), generalmente éste es el estado en la mayoría de las organizaciones que se acercan a esta modalidad.

Factores de la producción

Iniciaremos entonces a definir los contenidos iniciales para lo cual nos apoyaremos en alguien con el conocimiento y experiencia necesarios para abordar los materiales, aquí ya tenemos el primer elemento, el desarrollo de los contenidos cuya figura principal es el experto en la materia (Subject Matter Expert, o SME por sus siglas en inglés). Lo frecuente es que este experto se encuentre en el interior de la organización como partícipe de algún proceso de negocio relacionado con la temática a desarrollar, en caso contrario habrá que buscar fuera de la organización a este actor, con el costo que ello representa. Dicho costo se incrementa también en función de la dificultad de la materia.

Experto en una materia (SME)

Si bien el experto en la materia generalmente es alguien parte de la organización, hay que recordar que el trabajo a realizar implica la asignación de tiempo adicional, por lo que la organización deberá valorar como gestionar estas actividades con las ya existentes de la operación diaria. Es de tener muy en cuenta este aspecto.

Posteriormente hay que llevar a cabo la planeación didáctica y el diseño instruccional en conjunto con el experto en la materia asesorándole en el proceso; identificamos entonces el segundo elemento: el diseño instruccional, que puede ser de los siguientes niveles:

  • Básico, los materiales están ya documentados de forma escrita, se cuenta con guiones instruccionales ya trabajados para la modalidad en línea. El curso se contempla para un número de horas reducido.
  • Intermedio, se cuenta con materiales ya desarrollados, totalmente asentados por escrito para la modalidad presencial, aunque es necesario redactar y adaptarlos para la modalidad en línea. Las evaluaciones son del tipo falso/verdadero o de opción múltiple.
  • Avanzado, se cuenta con poco o nulo material desarrollado para la modalidad presencial, el conocimiento lo tiene un experto en la materia de forma no escrita y es necesario el desarrollo de los materiales desde cero en conjunto con el experto incluyendo el curriculo del curso en cuestión. Se consideran rutas de aprendizaje no lineales o condicionales, con escenarios interactivos, evaluaciones . Objetos de aprendizaje muy dinámicos o interactivos. El número de horas a desarrollar para el estudiante es significativamente mayor.
Diseño instruccional

En el caso que nos ocupa el diseño instruccional es de un nivel intermedio pues aunque tiene que hacerse desde cero la ruta de aprendizaje es completamente lineal.

Ya contamos con el guión, validado por el experto en la materia, indicándonos con detalle la forma en como se desplegarán los contenidos al participante así como las actividades y el esquema de evaluación, es necesario ahora producirlo para lo cual hay que dotarlo de una identidad gráfica así como de las funcionalidades necesarias para que pueda interactuar el participante. Tenemos ya a los otros dos elementos: la identidad audiovisual (o elementos básicos de diseño) y la programación de las interacciones. El costo de la realización de estas actividades variará en función del nivel que se haya identificado como necesario en la estrategia de aprendizaje.

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Para la identidad visual, podemos identificar también tres niveles:

  • Básico, donde en la identidad visual tendríamos una plantilla genérica personalizada de acuerdo a la identidad corporativa del cliente con algún tratamiento básico de imágenes, e iconografía también genérica. El contenido se visualiza perfectamente en ciertas plataforma, navegadores y resoluciones de pantalla. Uso de powerpoints.
  • Intermedio, diseño responsivo, esto es que pueda ser visualizado en un mayor rango de dispositivos como computadoras de escritorio, portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes, así como en un conjunto amplio de navegadores y plataformas, diseño de ilustraciones muy personalizadas, uso de plantillas genéricas.
  • Avanzado, una plantilla que incluya la identidad corporativa del cliente con elementos realizados a medida como la iconografía, personajes que acompañen al estudiante destacando solo partes del contenido o como parte de animaciones. Diseño responsivo, narrativas personalizadas y efectos de sonido.
Diseño y programación web

En la programación de las interacciones, las características de los tres niveles podemos bosquejarlas de la siguiente forma:

  • Básico, nula o muy poca interacción, puede incluir algunos objetos de aprendizaje de tipo informativo como pestañas, acordeones. Generalmente se hace uso de una herramienta de autoría y plantillas.
  • Intermedio, mayor utilización de objetos de aprendizaje de tipo informativo, incluye objetos que permiten evaluar algún aspecto del programa formativo con interacciones del tipo arrastrar-y-soltar, cuestionarios con respuestas de opción múltiple y retroalimentación, por ejemplo.
  • Avanzado, además de lo anterior es posible que la estrategia de aprendizaje incluya elementos de gamificación, así como simuladores.

Resumiendo, hemos identificado cuatro factores que tienen considerable impacto en los costos de la producción de cursos eLearning:

Si bien la clasificación de tres niveles comentada en el presente artículo no es algo definitivo, da una idea bastante aproximada del trabajo a realizar para cada uno de los niveles. En la segunda parte abordaremos la descripción de los integrantes de una célula de producción así como estadísticas sobre costos de desarrollo de acuerdo a un estudio en el mercado estadounidense.

 

Fuentes

  1. How Long Does it Take to Create Learning? [Research Study]. Published by Chapman Alliance LLC. www.chapmanalliance.com
    http://es.slideshare.net/bchapman_utah/how-long-does-it-take-to-create-learning
  2. Pappas, C. (Mayo de 2014). elearningindustry. Recuperado el enero de 2017, de https://elearningindustry.com/cost-of-custom-elearning-content-development
  3. Pappas, C. (Agosto de 2016). elearningindustry. Recuperado el enero de 2017, de https://elearningindustry.com/can-organization-afford-online-training-5-major-costs-involved

 

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