Costos

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Capacitación elearning en las empresas, ¿es rentable?

Capacitación elearning en las empresas, ¿es rentable? 700 525 TICAP

Introducción

De forma similar a otras actividades, la capacitación basada en elearning en las empresas, es una actividad que consume recursos, llámense colaboradores, tiempo, equipo, insumos o recursos económicos, y es por ello que debe rendir resultados alineándose a los objetivos de las organizaciones.

Leticia es gerente de capacitación en una empresa que fabrica y comercializa pantalones, y a sabiendas de que la capacitación en línea es una tendencia, empieza a informarse de los elementos que requiere en su organización para implementarla.

avatar leticia capacitacion corporativa

Finalmente decide que como está iniciando en el tema le conviene apoyarse en una consultoría y se decide por una de las que consultó, presenta la propuesta a su director quien, después de analizarla detenidamente, decide que el costo beneficio es el adecuado para la organización.

Leticia compitió con otras áreas por recursos de su organización, y supo presentar su propuesta, revisemos algunos elementos que ayudaron.

Beneficios de la capacitación elearning en las empresas

Ya hemos hablado en un artículo anterior, beneficios de la capacitación elearning, de los beneficios que aporta la capacitación en general, y en especial, la capacitación elearning.

Algunos de ellos son:

  • Reducción de costos de viáticos e insumos
  • Los colaboradores no tendrán que moverse a otra locación para recibir la capacitación, evitando así pérdida de tiempo e incrementando la productividad
  • Mayor flexibilidad sobre los tiempos de instructores y capacitadores
  • Mayor flexibilidad en la entrega de la capacitación
  • Seguimiento y control
  • Mayor eficiencia de la capacitación
  • Mejor uso de herramientas tecnológicas

Los anteriores son algunos de los beneficios generales que Leticia incluyó en su propuesta.

La capacitación elearning como herramienta de apoyo en la estrategia organizacional

A efectos de que nuestra iniciativa elearning prospere durante los procesos de autorización que realizan las áreas directivas y de finanzas, es necesario determinar con mayor precisión cómo va a ayudar a conseguir objetivos de negocio, y aterrizar en resultados medidos por ciertos indicadores.

Requerimos tener claridad sobre cuál será el apoyo que brindará la capacitación elearning a la estrategia organizacional, debemos aterrizar este apoyo en forma de objetivos y resultados bien definidos, que mediremos en indicadores los cuales nos avisarán sobre el desempeño de nuestra iniciativa y nos permitirán entregar los resultados esperados a quienes patrocinaron dicha iniciativa.

A continuación revisemos los costos que implica una iniciativa de capacitación elearning.

La inversión inicial

Una implementación de elearning corporativo implica realizar una inversión inicial que cubre principalmente los siguientes aspectos:

  1. Consultoría para identificar en qué áreas se requiere capacitar a qué colaboradores, la definición de objetivos de la capacitación y los indicadores a seguir, la estrategia de comunicación con los participantes y la evaluación de los resultados. Esta consultoría es necesaria cuando la empresa no tiene tan claro cuál es la brecha de capacitación a cubrir.
  2. Desarrollo de cursos, que abarca desde la planeación didáctica, la curación de contenidos, el diseño instruccional, la producción multimedia (imágenes, actividades interactivas, videos, evaluaciones, etc) hasta la creación de los paquetes SCORM que se subirán en la plataforma virtual.
  3. Implementación tecnológica y hosting, cubre el tema de infraestructura de servidores, redes, soporte técnico, monitoreo e implementación de la plataforma virtual de aprendizaje.
  4. Despliegue de la capacitación, una vez tenemos los cursos desarrollados y la plataforma virtual implementada, hay que ejecutar la capacitación a segmentos de participantes, realizando para ello la configuración de los cursos, matriculando a los participantes, apoyándolos con tutorías, resolución de dudas a través de una mesa de servicio, generación de reportes, etc.

Capacitaciones posteriores cuestan menos

Con el propósito de dar a las áreas que deciden, una visión más clara de los costos, ayudará que Leticia incluya también en su propuesta un ejercicio en el que muestre la comparativa de:

  1. cuánto cuesta actualmente la capacitación,
  2. cuánto costará implementarla y desplegarla en el primer ciclo de capacitación, y
  3. cuánto costará desplegarla en los siguientes ciclos.

Ahí se verá que a partir del segundo ciclo, ya no hay que asumir el proceso de consultoría y el desarrollo de los cursos, quedando solo el tema del hosting y el despliegue que resulta en costos significativamente menores.

Conclusión

Como comenté al inicio, hacer elearning es una actividad que demanda recursos, por lo que hay que hacer un uso óptimo de ellos, definiendo primero cómo nuestra iniciativa ayudará al negocio. Remitiéndonos luego a cuáles serán los objetivos de la capacitación que permitirán dicha ayuda, y aterrizando después en resultados medidos por indicadores muy bien definidos en cifras y en el tiempo.

Cierro comentándote que, si has decidido hacerte acompañar por una consultoría, debes acercarte a una con experiencia en todos estos procesos. En TICAP, te podemos apoyar.

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Herramientas de autor, 12 aspectos a valorar para su elección

Herramientas de autor, 12 aspectos a valorar para su elección 600 423 TICAP

Definición de herramienta de autor

Las herramientas de autor, herramientas de autoría o Authoring tools, son en principio software o programas que facilitan plasmar un diseño instruccional previamente realizado, en la producción de contenidos para el aprendizaje, ya sea éste presencial, semi-presencial o en línea.

Constituyen una alternativa para la producción de objetos de aprendizaje de cursos e-learning, cuando lo que se requiere es crear contenidos a partir de plantillas prediseñadas, convertir contenidos ya existentes en formatos como PowerPoint u otros, y no se cuenta con conocimientos para programar (o no se quiere invertir demasiado tiempo en ello).

Características de una herramienta de autor

Otra de las particularidades es que en la mayoría de los casos, salvando el costo de licencias, se pueden reducir costos de la producción digital de cursos elearning.

Pueden ser aplicaciones de escritorio que residen en nuestros equipos de cómputo, accesibles a través de una interfaz en particular o un navegador web, también pueden ser aplicaciones que residen en la nube, para las cuales no se requiere instalar nada en nuestros equipos y solo se requiere un navegador web.

Generalmente permiten integrar una variedad de recursos como:

  • Imágenes estáticas
  • Animaciones
  • Video
  • Audio

Funciones de herramientas de autor

Algunas de las principales funciones de estas herramientas son:

  • Bibliotecas de recursos (avatars o personajes, iconos, imágenes de escenarios, fotografías diversas, etc)
  • Grabación de audio
  • Captura e integración de video
  • Creación de animaciones
  • Edición de audio y video
  • Permiten crear evaluaciones con distintos tipos de reactivos
  • Producción de actividades interactivas en las que se requiere el uso de capas, acciones y disparadores o triggers
  • Exportar a diversos formatos como HTML5, PowerPoint, SCORM, xAPI
  • Realización de simulaciones

Al final, una vez terminada la edición, es posible exportar el objeto de aprendizaje (OA) o el curso completo a SCORM u otro formato compatible con la plataforma virtual de aprendizaje en donde lo distribuiremos.

 

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12 aspectos a valorar antes de adquirir determinada herramienta de autor

Entre los principales elementos a valorar tenemos:

  1. Curva de aprendizaje, entre menos tiempo se invierta en aprender a usarla mejor.
  2. Usabilidad del software, relacionada con el punto anterior, preferiremos que su uso sea lo más intuitivo posible.
  3. Flujo de trabajo, ayuda mucho que esté integrada o permita la integración con otras herramientas, compatibilidad entre formatos y facilidad de exportación, entre otros.
  4. Bibliotecas disponibles, la existencia de recursos gráficos ayuda a mejorar el tiempo de producción y ahorro de costos, al no requerir los servicios de diseño gráfico.
  5. Formatos a los que exporta el contenido, como mínimo SCORM en sus distintas ediciones, si se cuenta con xAPI, mejor.
  6. Tipos de recursos interactivos disponibles, aquí dispondremos de recursos tipo acordeón, líneas de tiempo, tarjetas, ficheros, etc. Deseable que se puedan personalizar.
  7. Nivel gráfico de los cursos construidos, es uno de los puntos de los que adolecen las herramientas de autor, aunque depende también de la herramienta que elijamos.
  8. Usabilidad y accesibilidad de los cursos creados, aquí hay que priorizar que nuestros cursos sean responsivos de modo que con un solo diseño podamos ver nuestros contenidos en cualquier tipo de dispositivo, la mayoría de las herramientas cuenta con esta característica.
  9. Capacidad para realizar funciones adicionales como edición de audio, no todas cuentan con esta función.
  10. Soporte, los servicios a los que podemos acudir cuando algo va mal con la herramienta o tenemos dudas sobre ella.
  11. Actualizaciones, necesarias para que la herramienta elegida, y nuestros cursos, no caiga en la obsolescencia con el tiempo.
  12. Precio, uno de los factores determinantes frecuentemente, barato no siempre es mejor. Valorar en conjunto con los otros puntos.

Desventajas

Como en todo, no hay solución general para todas la necesidades, por lo que hay que valorar también que al estar basado en “plantillas”, los productos obtenidos de estas herramientas tienden a ser “muy iguales”, así como la poca flexibilidad de personalización que con cierta frecuencia encontramos con su uso.

Principales herramientas de autor utilizadas

A continuación mostramos una lista alfabética de las principales herramientas utilizadas actualmente ya sea en esquema de software como servicio (SaaS) en la nube, o instalado en nuestros equipos, algunas de ellas son comerciales, otras tantas son de código abierto:

  • Adapt Learning
  • Adobe Animate, Captivate, Premiere, Presenter
  • Articulate Presenter, Quizmaker, Storyline 360, Studio
  • Camtasia Studio
  • CourseLab
  • Easy Generator
  • Ed App Authoring Tool
  • Elucidat
  • eNetAuthor
  • eXe Learning
  • Go Animate
  • Gomo Learning
  • H5P
  • Hot Potatoes
  • isEazy
  • iSpring Suite, Quizmaker, Converter
  • ITYSTUDIO
  • Kannu
  • Koantic
  • Lectora Inspire
  • Microsoft PowerPoint
  • PowToon
  • Shift

Si requieres aprende a usar alguna de ellas, en TICAP podemos capacitarte en su uso, pregúntanos.

Y tú, ¿qué herramienta de autor utilizas?, te esperamos en los comentarios.

Fuentes

  • Diferentes modelos de e-learning, juandomingofarnos.wordpress.com
  • Software para Autoría de cursos, capterra.mx
  • Significance Of Rapid Authoring Tools To Deliver Efficient eLearning Solutions, elearningindustry.com
Factores de la producción eLearning

Qué factores impactan sobre los costos en cursos eLearning – Parte 2

Qué factores impactan sobre los costos en cursos eLearning – Parte 2 700 591 TICAP

Costos en cursos eLearning, el impacto del equipo de trabajo

En el artículo anterior revisamos una posible clasificación de eLearning atendiendo a la complejidad con la que quisiera abordarse la iniciativa de formación, así como una breve descripción de los cuatro factores o componentes a considerar en el desarrollo de contenidos para cursos en esta modalidad.

A continuación ahondaremos en el equipo de trabajo necesario y revisaremos las estadísticas de costos en cursos eLearning, asociados a la producción, basado en un estudio en el mercado de Estados Unidos.

Equipo de una célula de producción.

Para poder realizar el trabajo que implica un curso eLearning se requiere contar con colaboradores que asuman los siguientes roles:

Célula de producción
  • Gestión del proyecto, quien coordinará las actividades para llegar al producto necesitado por el cliente, aunque su experiencia se basa en alguno de los roles en particular, conoce en mayor o menor medida cada una de las actividades relacionadas con los diferentes roles del equipo, un plus es que conozca sobre los procesos de negocio del cliente.
    Realiza las actividades de planeación y seguimiento tanto al interior del equipo como con el cliente, realiza gran parte de la documentación y en algunas metodologías de gestión de proyectos, es el puente entre el cliente y el equipo de trabajo.
    En otras metodologías, se considera más un facilitador, trasladando autoridad y responsabilidades al equipo y habilitando al cliente en el desarrollo de algunas tareas relacionadas con la gestión del producto.
  • Diseño instruccional, es importante en la medida que estructura y mapea los materiales que serán producidos posteriormente para su formato final; trabaja a partir de materiales iniciales proporcionados por el cliente, generalmente utilizados en la modalidad presencial.
    También asesora al experto en la materia para modificar o redactar los contenidos, pensando ya en su forma de distribución hacia el estudiante. Dependiendo del proyecto se involucrará o no en el control de calidad de los contenidos producidos
  • Diseño gráfico/web, experto que realizará la identidad gráfica del curso y el maquetado de la plantilla del curso, también realiza la integración en su formato final de distribución a partir de los contenidos definidos en el guión instruccional, se auxilia para ello de alguna herramienta de autoría o lenguajes de programación nativos de la web o del medio de distribución.
  • Programación web front-end, trabaja en conjunto con las personas de diseño gráfico y web, así como con diseño instruccional construyendo los objetos de aprendizaje interactivos como juegos, simuladores o simplemente recursos de caracter informativo con cierta complejidad. Utiliza lenguajes de programación o herramientas de autoría a un nivel mas especializado.
  • Administración de la plataforma virtual de aprendizaje (LMS), quien «montará» el contenido producido a la plataforma virtual de aprendizaje, o aula virtual, y configurará las actividades definidas previamente en el diseño instruccional. Puede también realizar programación para adaptar los contenidos ya producidos a algún estándar eLearning como SCORM.

A los que podríamos sumar, dependiendo de la complejidad del proyecto:

  • Ilustración, realiza ilustraciones mas complejas en distintos formatos, pudiendo ser caracteres que acompañen al estudiante en el proceso formativo. Dependiendo del proyecto puede ser un rol que asuma el diseñador gráfico.
  • Animación digital y producción de video, personal con un fuerte enfoque en producción de contenidos audiovisuales, realizará animación tradicional, stop motion, o alguna otra técnica de animación , así como tareas de producción y postproducción en videos con personas.
  • Programación de aplicaciones para dispositivos móviles, suponiendo que en el proyecto se requiriera de algún juego o aplicación web para smartphones o tabletas.
  • Corrector de estilo.
Diseño instruccional

Costo de horas equipo de trabajo/una hora de eLearning para el estudiante

El número de horas de trabajo que hay que realizar para producir una hora lectiva, esto es, una hora de eLearning para el estudiante es variable en función de qué bibliografía estemos consultando, basándonos en el estudio realizado por Chapman Alliance titulado «How Long does it take to create eLearning?», encontramos rangos de entre 49 y 716 horas según que tipo de eLearning estemos abordando, en la siguiente tabla se ven mas claramente los valores mínimos, máximos y promedio de horas de trabajo requeridas para generar una hora de eLearning para el estudiante/participante, clasificado por tipo o nivel de eLearning realizado:

Nivel Mínimo de horas Promedio de horas Máximo de horas
Nivel 1 (Básico) 49 79 125
Nivel 2 (Interactivo) 127 184 267
Nivel 3 (Avanzado) 217 490 716

Se puede ver también el costo en dólares de cada hora producida en los tres niveles de eLearning:

Tipo de eLearning Costo promedio por hora de eLearning producida (en dólares)
Nivel 1 $10,054
Nivel 2 $18,583
Nivel 3 $50,371

Conclusión:

Es obvio que en el mercado latinoamericano tiene una realidad diferente al norteamericano, de donde se recopiló la información del estudio, pero es de destacar que salvando el tema de los costos hay trabajo que no se puede ignorar y el impacto de una reducción en el esfuerzo invertido implica también una reducción de la calidad del producto resultante; por ejemplo, es frecuente encontrar la idea de que si ya se cuenta con algún conjunto de archivos en word o powerpoint se puede iniciar la producción digital a partir de ahí, obviando el trabajo de analizar la estrategia pedagógica y la estructuración de dichos materiales que es lo que aportará valor y dará consistencia al actual curso presencial que se tenga.

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Finalmente, como en todo, hay que adaptarse al contexto según las necesidades detectadas, pues no es lo mismo un curso con propósitos de cumplir una normativa que un curso de alguna materia de ingeniería.

 

Fuentes

  1. How Long Does it Take to Create Learning? [Research Study]. Published by Chapman Alliance LLC. www.chapmanalliance.com
    http://es.slideshare.net/bchapman_utah/how-long-does-it-take-to-create-learning
  2. Pappas, C. (Mayo de 2014). elearningindustry. Recuperado el enero de 2017, de https://elearningindustry.com/cost-of-custom-elearning-content-development
  3. Pappas, C. (Agosto de 2016). elearningindustry. Recuperado el enero de 2017, de https://elearningindustry.com/can-organization-afford-online-training-5-major-costs-involved

 

costos de producción de cursos eLearning

Qué factores influyen en los costos de producción de cursos eLearning

Qué factores influyen en los costos de producción de cursos eLearning 800 534 TICAP

En este artículo analizamos los principales factores que inciden en los costos de producción de cursos eLearning.

Introducción a los niveles de eLearning, cómo impactan en los costos de producción de cursos eLearning

Dejando de lado la implementación de la plataforma virtual de aprendizaje, una de las principales interrogantes al abordar una iniciativa de eLearning es el costo que implicará el producir los cursos. Si bien con frecuencia se obvian varios de los elementos necesarios, por necesidad de ajustar el presupuesto u otras causas, es conveniente tener presentes cuáles son y el impacto que pueden tener en el producto final.

En general estos factores estarán caracterizados por el tipo de eLearning que se realizará, según Chapman, B. (2010) podemos podemos hablar de tres niveles de acuerdo a la siguiente clasificación:

Nivel Características
Nivel 1 (Básico) Páginas de contenido, textos, imágenes, algunos audios y videos, exámenes de preguntas. Básicamente páginas con evaluaciones; el uso de documentos powepoints como formato de contenido final para el estudiante es muy frecuente en este nivel
Nivel 2 (Interactivo) Similar al nivel 1, más un 25% de ejercicios interactivos, uso más extendido de imágenes, animaciones, audio y video
Nivel 3 (Avanzado) Altamente interactivo, uso de simulaciones o juegos, interacciones personalizadas, uso de avatars, mecánica de gamificación en todo el curso

Planteamiento de un escenario

A continuación supondremos el caso de una empresa que quiere capacitar a su personal en el uso de alguna metodología, no cuenta con personal capacitado y para realizarlo contrata a una consultora:

Después de realizar la detección de necesidades se identifica que no se cuenta con algún entorno virtual y que los materiales están dispersos, unos se encuentran escritos enfocados para las clases presenciales y en otros es necesario aterrizarlos en un documento escrito a partir del conocimiento del experto en la materia (SME), generalmente éste es el estado en la mayoría de las organizaciones que se acercan a esta modalidad.

Factores de la producción

Iniciaremos entonces a definir los contenidos iniciales para lo cual nos apoyaremos en alguien con el conocimiento y experiencia necesarios para abordar los materiales, aquí ya tenemos el primer elemento, el desarrollo de los contenidos cuya figura principal es el experto en la materia (Subject Matter Expert, o SME por sus siglas en inglés). Lo frecuente es que este experto se encuentre en el interior de la organización como partícipe de algún proceso de negocio relacionado con la temática a desarrollar, en caso contrario habrá que buscar fuera de la organización a este actor, con el costo que ello representa. Dicho costo se incrementa también en función de la dificultad de la materia.

Experto en una materia (SME)

Si bien el experto en la materia generalmente es alguien parte de la organización, hay que recordar que el trabajo a realizar implica la asignación de tiempo adicional, por lo que la organización deberá valorar como gestionar estas actividades con las ya existentes de la operación diaria. Es de tener muy en cuenta este aspecto.

Posteriormente hay que llevar a cabo la planeación didáctica y el diseño instruccional en conjunto con el experto en la materia asesorándole en el proceso; identificamos entonces el segundo elemento: el diseño instruccional, que puede ser de los siguientes niveles:

  • Básico, los materiales están ya documentados de forma escrita, se cuenta con guiones instruccionales ya trabajados para la modalidad en línea. El curso se contempla para un número de horas reducido.
  • Intermedio, se cuenta con materiales ya desarrollados, totalmente asentados por escrito para la modalidad presencial, aunque es necesario redactar y adaptarlos para la modalidad en línea. Las evaluaciones son del tipo falso/verdadero o de opción múltiple.
  • Avanzado, se cuenta con poco o nulo material desarrollado para la modalidad presencial, el conocimiento lo tiene un experto en la materia de forma no escrita y es necesario el desarrollo de los materiales desde cero en conjunto con el experto incluyendo el curriculo del curso en cuestión. Se consideran rutas de aprendizaje no lineales o condicionales, con escenarios interactivos, evaluaciones . Objetos de aprendizaje muy dinámicos o interactivos. El número de horas a desarrollar para el estudiante es significativamente mayor.
Diseño instruccional

En el caso que nos ocupa el diseño instruccional es de un nivel intermedio pues aunque tiene que hacerse desde cero la ruta de aprendizaje es completamente lineal.

Ya contamos con el guión, validado por el experto en la materia, indicándonos con detalle la forma en como se desplegarán los contenidos al participante así como las actividades y el esquema de evaluación, es necesario ahora producirlo para lo cual hay que dotarlo de una identidad gráfica así como de las funcionalidades necesarias para que pueda interactuar el participante. Tenemos ya a los otros dos elementos: la identidad audiovisual (o elementos básicos de diseño) y la programación de las interacciones. El costo de la realización de estas actividades variará en función del nivel que se haya identificado como necesario en la estrategia de aprendizaje.

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Para la identidad visual, podemos identificar también tres niveles:

  • Básico, donde en la identidad visual tendríamos una plantilla genérica personalizada de acuerdo a la identidad corporativa del cliente con algún tratamiento básico de imágenes, e iconografía también genérica. El contenido se visualiza perfectamente en ciertas plataforma, navegadores y resoluciones de pantalla. Uso de powerpoints.
  • Intermedio, diseño responsivo, esto es que pueda ser visualizado en un mayor rango de dispositivos como computadoras de escritorio, portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes, así como en un conjunto amplio de navegadores y plataformas, diseño de ilustraciones muy personalizadas, uso de plantillas genéricas.
  • Avanzado, una plantilla que incluya la identidad corporativa del cliente con elementos realizados a medida como la iconografía, personajes que acompañen al estudiante destacando solo partes del contenido o como parte de animaciones. Diseño responsivo, narrativas personalizadas y efectos de sonido.
Diseño y programación web

En la programación de las interacciones, las características de los tres niveles podemos bosquejarlas de la siguiente forma:

  • Básico, nula o muy poca interacción, puede incluir algunos objetos de aprendizaje de tipo informativo como pestañas, acordeones. Generalmente se hace uso de una herramienta de autoría y plantillas.
  • Intermedio, mayor utilización de objetos de aprendizaje de tipo informativo, incluye objetos que permiten evaluar algún aspecto del programa formativo con interacciones del tipo arrastrar-y-soltar, cuestionarios con respuestas de opción múltiple y retroalimentación, por ejemplo.
  • Avanzado, además de lo anterior es posible que la estrategia de aprendizaje incluya elementos de gamificación, así como simuladores.

Resumiendo, hemos identificado cuatro factores que tienen considerable impacto en los costos de la producción de cursos eLearning:

Si bien la clasificación de tres niveles comentada en el presente artículo no es algo definitivo, da una idea bastante aproximada del trabajo a realizar para cada uno de los niveles. En la segunda parte abordaremos la descripción de los integrantes de una célula de producción así como estadísticas sobre costos de desarrollo de acuerdo a un estudio en el mercado estadounidense.

 

Fuentes

  1. How Long Does it Take to Create Learning? [Research Study]. Published by Chapman Alliance LLC. www.chapmanalliance.com
    http://es.slideshare.net/bchapman_utah/how-long-does-it-take-to-create-learning
  2. Pappas, C. (Mayo de 2014). elearningindustry. Recuperado el enero de 2017, de https://elearningindustry.com/cost-of-custom-elearning-content-development
  3. Pappas, C. (Agosto de 2016). elearningindustry. Recuperado el enero de 2017, de https://elearningindustry.com/can-organization-afford-online-training-5-major-costs-involved

 

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