Planeación

Costos en cursos eLearning, el impacto del equipo de trabajo

En el artículo anterior revisamos una posible clasificación de eLearning atendiendo a la complejidad con la que quisiera abordarse la iniciativa de formación, así como una breve descripción de los cuatro factores o componentes a considerar en el desarrollo de contenidos para cursos en esta modalidad.

A continuación ahondaremos en el equipo de trabajo necesario y revisaremos las estadísticas de costos en cursos eLearning, asociados a la producción, basado en un estudio en el mercado de Estados Unidos.

Equipo de una célula de producción.

Para poder realizar el trabajo que implica un curso eLearning se requiere contar con colaboradores que asuman los siguientes roles:

• Gestión del proyecto, quien coordinará las actividades para llegar al producto necesitado por el cliente, aunque su experiencia se basa en alguno de los roles en particular, conoce en mayor o menor medida cada una de las actividades relacionadas con los diferentes roles del equipo, un plus es que conozca sobre los procesos de negocio del cliente.
  Realiza las actividades de planeación y seguimiento tanto al interior del equipo como con el cliente, realiza gran parte de la documentación y en algunas metodologías de gestión de proyectos, es el puente entre el cliente y el equipo de trabajo.
  En otras metodologías, se considera más un facilitador, trasladando autoridad y responsabilidades al equipo y habilitando al cliente en el desarrollo de algunas tareas relacionadas con la gestión del producto.
• Diseño instruccional, es importante en la medida que estructura y mapea los materiales que serán producidos posteriormente para su formato final; trabaja a partir de materiales iniciales proporcionados por el cliente, generalmente utilizados en la modalidad presencial.
  También asesora al experto en la materia para modificar o redactar los contenidos, pensando ya en su forma de distribución hacia el estudiante. Dependiendo del proyecto se involucrará o no en el control de calidad de los contenidos producidos
• Diseño gráfico/web, experto que realizará la identidad gráfica del curso y el maquetado de la plantilla del curso, también realiza la integración en su formato final de distribución a partir de los contenidos definidos en el guión instruccional, se auxilia para ello de alguna herramienta de autoría o lenguajes de programación nativos de la web o del medio de distribución.
• Programación web front-end, trabaja en conjunto con las personas de diseño gráfico y web, así como con diseño instruccional construyendo los objetos de aprendizaje interactivos como juegos, simuladores o simplemente recursos de caracter informativo con cierta complejidad. Utiliza lenguajes de programación o herramientas de autoría a un nivel mas especializado.
• Administración de la plataforma virtual de aprendizaje (LMS), quien «montará» el contenido producido a la plataforma virtual de aprendizaje, o aula virtual, y configurará las actividades definidas previamente en el diseño instruccional. Puede también realizar programación para adaptar los contenidos ya producidos a algún estándar eLearning como SCORM.

A los que podríamos sumar, dependiendo de la complejidad del proyecto:

• Ilustración, realiza ilustraciones mas complejas en distintos formatos, pudiendo ser caracteres que acompañen al estudiante en el proceso formativo. Dependiendo del proyecto puede ser un rol que asuma el diseñador gráfico.
• Animación digital y producción de video, personal con un fuerte enfoque en producción de contenidos audiovisuales, realizará animación tradicional, stop motion, o alguna otra técnica de animación , así como tareas de producción y postproducción en videos con personas.
• Programación de aplicaciones para dispositivos móviles, suponiendo que en el proyecto se requiriera de algún juego o aplicación web para smartphones o tabletas.
• Corrector de estilo.

Costo de horas equipo de trabajo/una hora de eLearning para el estudiante

El número de horas de trabajo que hay que realizar para producir una hora lectiva, esto es, una hora de eLearning para el estudiante es variable en función de qué bibliografía estemos consultando, basándonos en el estudio realizado por Chapman Alliance titulado «How Long does it take to create eLearning?», encontramos rangos de entre 49 y 716 horas según que tipo de eLearning estemos abordando, en la siguiente tabla se ven mas claramente los valores mínimos, máximos y promedio de horas de trabajo requeridas para generar una hora de eLearning para el estudiante/participante, clasificado por tipo o nivel de eLearning realizado:

Se puede ver también el costo en dólares de cada hora producida en los tres niveles de eLearning:

Conclusión:

Es obvio que en el mercado latinoamericano tiene una realidad diferente al norteamericano, de donde se recopiló la información del estudio, pero es de destacar que salvando el tema de los costos hay trabajo que no se puede ignorar y el impacto de una reducción en el esfuerzo invertido implica también una reducción de la calidad del producto resultante; por ejemplo, es frecuente encontrar la idea de que si ya se cuenta con algún conjunto de archivos en word o powerpoint se puede iniciar la producción digital a partir de ahí, obviando el trabajo de analizar la estrategia pedagógica y la estructuración de dichos materiales que es lo que aportará valor y dará consistencia al actual curso presencial que se tenga.

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Finalmente, como en todo, hay que adaptarse al contexto según las necesidades detectadas, pues no es lo mismo un curso con propósitos de cumplir una normativa que un curso de alguna materia de ingeniería.

Fuentes

1. How Long Does it Take to Create Learning? [Research Study]. Published by Chapman Alliance LLC. www.chapmanalliance.com
   http://es.slideshare.net/bchapman_utah/how-long-does-it-take-to-create-learning
2. Pappas, C. (Mayo de 2014). elearningindustry. Recuperado el enero de 2017, de https://elearningindustry.com/cost-of-custom-elearning-content-development
3. Pappas, C. (Agosto de 2016). elearningindustry. Recuperado el enero de 2017, de https://elearningindustry.com/can-organization-afford-online-training-5-major-costs-involved

En este artículo analizamos los principales factores que inciden en los costos de producción de cursos eLearning.

Introducción a los niveles de eLearning, cómo impactan en los costos de producción de cursos eLearning

Dejando de lado la implementación de la plataforma virtual de aprendizaje, una de las principales interrogantes al abordar una iniciativa de eLearning es el costo que implicará el producir los cursos. Si bien con frecuencia se obvian varios de los elementos necesarios, por necesidad de ajustar el presupuesto u otras causas, es conveniente tener presentes cuáles son y el impacto que pueden tener en el producto final.

En general estos factores estarán caracterizados por el tipo de eLearning que se realizará, según Chapman, B. (2010) podemos podemos hablar de tres niveles de acuerdo a la siguiente clasificación:

Planteamiento de un escenario

A continuación supondremos el caso de una empresa que quiere capacitar a su personal en el uso de alguna metodología, no cuenta con personal capacitado y para realizarlo contrata a una consultora:

Después de realizar la detección de necesidades se identifica que no se cuenta con algún entorno virtual y que los materiales están dispersos, unos se encuentran escritos enfocados para las clases presenciales y en otros es necesario aterrizarlos en un documento escrito a partir del conocimiento del experto en la materia (SME), generalmente éste es el estado en la mayoría de las organizaciones que se acercan a esta modalidad.

Factores de la producción

Iniciaremos entonces a definir los contenidos iniciales para lo cual nos apoyaremos en alguien con el conocimiento y experiencia necesarios para abordar los materiales, aquí ya tenemos el primer elemento, el desarrollo de los contenidos cuya figura principal es el experto en la materia (Subject Matter Expert, o SME por sus siglas en inglés). Lo frecuente es que este experto se encuentre en el interior de la organización como partícipe de algún proceso de negocio relacionado con la temática a desarrollar, en caso contrario habrá que buscar fuera de la organización a este actor, con el costo que ello representa. Dicho costo se incrementa también en función de la dificultad de la materia.

Si bien el experto en la materia generalmente es alguien parte de la organización, hay que recordar que el trabajo a realizar implica la asignación de tiempo adicional, por lo que la organización deberá valorar como gestionar estas actividades con las ya existentes de la operación diaria. Es de tener muy en cuenta este aspecto.

Posteriormente hay que llevar a cabo la planeación didáctica y el diseño instruccional en conjunto con el experto en la materia asesorándole en el proceso; identificamos entonces el segundo elemento: el diseño instruccional, que puede ser de los siguientes niveles:

• Básico, los materiales están ya documentados de forma escrita, se cuenta con guiones instruccionales ya trabajados para la modalidad en línea. El curso se contempla para un número de horas reducido.
• Intermedio, se cuenta con materiales ya desarrollados, totalmente asentados por escrito para la modalidad presencial, aunque es necesario redactar y adaptarlos para la modalidad en línea. Las evaluaciones son del tipo falso/verdadero o de opción múltiple.
• Avanzado, se cuenta con poco o nulo material desarrollado para la modalidad presencial, el conocimiento lo tiene un experto en la materia de forma no escrita y es necesario el desarrollo de los materiales desde cero en conjunto con el experto incluyendo el curriculo del curso en cuestión. Se consideran rutas de aprendizaje no lineales o condicionales, con escenarios interactivos, evaluaciones . Objetos de aprendizaje muy dinámicos o interactivos. El número de horas a desarrollar para el estudiante es significativamente mayor.

En el caso que nos ocupa el diseño instruccional es de un nivel intermedio pues aunque tiene que hacerse desde cero la ruta de aprendizaje es completamente lineal.

Ya contamos con el guión, validado por el experto en la materia, indicándonos con detalle la forma en como se desplegarán los contenidos al participante así como las actividades y el esquema de evaluación, es necesario ahora producirlo para lo cual hay que dotarlo de una identidad gráfica así como de las funcionalidades necesarias para que pueda interactuar el participante. Tenemos ya a los otros dos elementos: la identidad audiovisual (o elementos básicos de diseño) y la programación de las interacciones. El costo de la realización de estas actividades variará en función del nivel que se haya identificado como necesario en la estrategia de aprendizaje.

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Para la identidad visual, podemos identificar también tres niveles:

• Básico, donde en la identidad visual tendríamos una plantilla genérica personalizada de acuerdo a la identidad corporativa del cliente con algún tratamiento básico de imágenes, e iconografía también genérica. El contenido se visualiza perfectamente en ciertas plataforma, navegadores y resoluciones de pantalla. Uso de powerpoints.
• Intermedio, diseño responsivo, esto es que pueda ser visualizado en un mayor rango de dispositivos como computadoras de escritorio, portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes, así como en un conjunto amplio de navegadores y plataformas, diseño de ilustraciones muy personalizadas, uso de plantillas genéricas.
• Avanzado, una plantilla que incluya la identidad corporativa del cliente con elementos realizados a medida como la iconografía, personajes que acompañen al estudiante destacando solo partes del contenido o como parte de animaciones. Diseño responsivo, narrativas personalizadas y efectos de sonido.

En la programación de las interacciones, las características de los tres niveles podemos bosquejarlas de la siguiente forma:

• Básico, nula o muy poca interacción, puede incluir algunos objetos de aprendizaje de tipo informativo como pestañas, acordeones. Generalmente se hace uso de una herramienta de autoría y plantillas.
• Intermedio, mayor utilización de objetos de aprendizaje de tipo informativo, incluye objetos que permiten evaluar algún aspecto del programa formativo con interacciones del tipo arrastrar-y-soltar, cuestionarios con respuestas de opción múltiple y retroalimentación, por ejemplo.
• Avanzado, además de lo anterior es posible que la estrategia de aprendizaje incluya elementos de gamificación, así como simuladores.

Resumiendo, hemos identificado cuatro factores que tienen considerable impacto en los costos de la producción de cursos eLearning:

• Desarrollo de los contenidos.
• Diseño instruccional.
• Identidad audiovisual.
• Programación de las interacciones.

Si bien la clasificación de tres niveles comentada en el presente artículo no es algo definitivo, da una idea bastante aproximada del trabajo a realizar para cada uno de los niveles. En la segunda parte abordaremos la descripción de los integrantes de una célula de producción así como estadísticas sobre costos de desarrollo de acuerdo a un estudio en el mercado estadounidense.

Fuentes

1. How Long Does it Take to Create Learning? [Research Study]. Published by Chapman Alliance LLC. www.chapmanalliance.com
   http://es.slideshare.net/bchapman_utah/how-long-does-it-take-to-create-learning
2. Pappas, C. (Mayo de 2014). elearningindustry. Recuperado el enero de 2017, de https://elearningindustry.com/cost-of-custom-elearning-content-development
3. Pappas, C. (Agosto de 2016). elearningindustry. Recuperado el enero de 2017, de https://elearningindustry.com/can-organization-afford-online-training-5-major-costs-involved